Zeiterfassungstool

Ein Zeiterfassungstool ist eine Softwarelösung oder ein System, das dazu dient, Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu erfassen, zu verwalten und auszuwerten. In der Arztpraxis und in Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) ist die Zeiterfassung von zentraler Bedeutung, um die Arbeitszeiten der medizinischen und administrativen Mitarbeiter zu überwachen und den Überblick über Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden zu behalten. Das Tool dient nicht nur der korrekten Abrechnung von Arbeitsstunden, sondern auch der effizienten Planung von Personalressourcen und der Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen.

Zweck und Nutzen in der Arztpraxis und MVZs

In Arztpraxen und MVZs wird das Zeiterfassungstool vor allem genutzt, um die Arbeitszeit der Ärzte, medizinischer Fachangestellten (MFAs), Verwaltungsmitarbeiter und weiteren Personals zu dokumentieren. Es gibt mehrere Gründe, warum die Einführung eines Zeiterfassungstools in medizinischen Einrichtungen besonders wichtig ist:

1. Einhaltung der Arbeitszeitgesetze: Ein Zeiterfassungstool hilft dabei, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die gesetzlichen Bestimmungen bezüglich Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten einhalten.
2. Abrechnung von Überstunden: In der Arztpraxis, vor allem in MVZs mit vielen verschiedenen Fachbereichen, ist es oft schwierig, Überstunden manuell zu erfassen. Die Software für Zeiterfassung automatisiert diesen Prozess und gewährleistet eine präzise Erfassung von Überstunden, die korrekt abgegolten oder als Freizeitausgleich angerechnet werden.
3. Effiziente Personalplanung: In einer Arztpraxis oder einem MVZ ist es wichtig, dass die Arbeitszeiten des Personals an den Patientenbedarf angepasst werden. Ein Zeiterfassungstool ermöglicht eine detaillierte Analyse der Arbeitszeiten und hilft dabei, Engpässe oder Überkapazitäten im Personal zu identifizieren und die Einsatzplanung zu optimieren.
4. Optimierung der Praxisabläufe: Das Tool zur Zeiterfassung kann in andere Praxismanagementsysteme integriert werden, sodass z. B. die Abrechnung von Leistungen in direkter Verbindung mit den Arbeitszeiten erfolgt.
5. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Gerade in der medizinischen Branche, die strengen gesetzlichen Auflagen unterliegt, ist es wichtig, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter genau zu dokumentieren.

Integration in bestehende Systeme

Ein modernes Zeiterfassungstool lässt sich oft problemlos in die bereits genutzte Praxissoftware oder das Personalmanagement-System integrieren. Dies ermöglicht eine noch effizientere Nutzung der Daten und eine einfachere Verwaltung. Die Zeiterfassung kann dann nicht nur die Arbeitszeit dokumentieren, sondern auch nahtlos mit der Abrechnung von Leistungen oder der Verwaltung von Urlaubsansprüchen und Fehlzeiten kombiniert werden.

Zeiterfassungstool-Beispiel

Arzeko ist ein in die tomedo®-Praxissoftware integriertes Tool zur Zeiterfassung und Dienstplanung. Es ermöglicht die einfache Erfassung von Arbeitszeiten, die Verwaltung von Dienst- und Urlaubsplänen sowie die Überwachung von Überstunden. Mitarbeiter können sich per Ein- und Ausloggen oder mittels Gesichtserkennung, beispielsweise über ein iPad, an- und abmelden. Eingetragene Abwesenheiten, wie Urlaube oder andere ganztägige Abwesenheiten, werden automatisch in den tomedo®-Kalender übernommen, um Terminvergaben während dieser Zeiten zu vermeiden. Für eine visuelle Anleitung zur Verwaltung von Mitarbeiterzeitkonten in Arzeko können Sie sich das folgende Video ansehen: Arzeko Vorstellung.