Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrungsfristen im medizinischen Kontext legen fest, wie lange Patientendokumente geordnet archiviert werden müssen, um gesetzliche Dokumentationspflichten zu erfüllen, Behandlungsqualität nachzuweisen und Haftungsrisiken zu vermeiden.
Rechtliche Grundlagen
Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus Behandlungsvertrag (§ 630f Absatz 3 BGB), dem ärztlichen Standesrecht (§ 10 Abs. 3 der Muster-Berufsordnung für Ärzte) und dem Bundesmantelvertrag-Ärzte (§ 57 BMV-Ä).
Bei Dokumentation und Archivierung müssen Ärzte zudem die datenschutzrechtlichen Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) bzw. der jeweiligen Landesdatenschutzgesetze beachten.
Die medizinische Dokumentation muss in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung erfolgen. Die Patientenakte kann dabei sowohl in Papierform als auch elektronisch geführt werden (§ 630f Abs. 1 S. 1 BGB).
Eingescannte und elektronisch aufbewahrte Unterlagen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie schriftliche Unterlagen.
Originalunterlagen besitzen gegenüber elektronischen Dokumenten einen höheren Beweiswert und sollten daher im Zweifel aufbewahrt werden.
Allgemeine Aufbewahrungsvorschriften
Grundsätzlich ist der Arzt verpflichtet, seine Unterlagen mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Dazu zählen alle ärztlichen Aufzeichnungen in der Patientenakte, wie bspw. Behandlungsunterlagen, Untersuchungsbefunde sowie eigene und fremde Arztbriefe.Diese Regelung basiert auf den Vorgaben des § 630f BGB.
In einigen Fällen gelten gesetzliche Sonderregelungen mit differenzierten Aufbewahrungsfristen.
Zivilrechtliche Haftungsansprüche des Patienten gegen seinen Arzt verjähren gemäß § 199 Abs. 2 BGB endgültig erst nach 30 Jahren. Daher wird empfohlen, die medizinischen Dokumentationsunterlagen ebenfalls für 30 Jahre aufzubewahren.
Aufbewahrung von Patientenunterlagen
- Ärzte müssen Patientenunterlagen „in gehöriger Obhut“ (an einem sicheren Ort aufbewahren) aufbewahren.
- Akten dürfen nicht in unverschlossenen oder für Unbefugte zugänglichen Räumen gelagert werden.
- Aufbewahrung außerhalb der Praxis (eigene oder angemietete Räume) ist zulässig, wenn der Zugriff Dritter sicher ausgeschlossen ist.
- Lagerung durch externe Dienstleister ist erlaubt, sofern ein Einsichtsrecht in die Unterlagen ausgeschlossen ist.
Aufbewahrung nach Praxisaufgabe: Bei Praxisaufgabe müssen Aufzeichnungen weiterhin aufbewahrt oder in gehörige Obhut gegeben werden.
Aufbewahrung nach dem Tod des Arztes: Die Erbengemeinschaft ist verpflichtet, sich mit dem zuständigen ärztlichen Kreisverband abzustimmen, um die Unterlagen aufzubewahren oder eine Regelung im Rahmen der Praxisnachfolge zu treffen.
Übersicht wichtiger Aufbewahrungsfristen (Stand: November 2025)
Bei den nachfolgend aufgeführten Fristen handelt es sich um Mindestaufbewahrungsfristen. In Einzelfällen kann eine längere Aufbewahrung sinnvoll oder erforderlich sein, insbesondere bei Unterlagen mit dauerhafter Bedeutung.
| Bei Untersuchungen: Röntgenaufnahmen, digitale Bilddaten und sonstige Untersuchungsdaten | 10 Jahre (bei Minderjährigen: bis Vollendung des 28. Lebensjahres) |
§ 85 Abs. 2 Strahlenschutzverordnung |
| Bei Behandlungen: Aufzeichnungen über Strahlenbehandlungen/-therapie sowie über Behandlungen mit radioaktiven Stoffen und ionisierenden Strahlen | 30 Jahre | § 85 Abs. 2 Strahlenschutzverordnung |
| Durchgangsarzt-Verfahren ( Ärztliche Unterlagen einschließlich Krankenblättern, Röntgenaufnahmen) | 15 Jahre | § 34 SGB VII |
| Unterlagen über den Verbleib und Bestand von Betäubungsmitteln | 3 Jahre | § 8 Abs. 5 BtMVV § 13 Abs. 3 BtMVV |
| Berufsgenossenschaftliche Unterlagen (Verletzungsartenverfahren) |
15 Jahre | § 34 SGB VII, BMV-Ä |
| Labordaten und Befunde | Mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung | § 630f BGB |
| Impfpass (bezüglich Impfungen) | Dauerhaft, solange der Impfstatus relevant bleibt | Empfehlung durch das Robert Koch-Institut (RKI) |
| Verordnungen und Rezeptdaten | 10 Jahre | § 630f BGB, § 8 Abs. 5 BtMVV |
| Behandlungsberichte für gesetzliche Krankenkassen | 10 Jahre | BMV-Ä |
Die Fristen beginnen grundsätzlich nach Behandlungsabschluss. Für Minderjährige verlängert sich die Frist in vielen Fällen, bis der Patient das 28. Lebensjahr erreicht hat.
Vernichtung der Patientenunterlagen
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und fehlenden sachlichen Gründen müssen behandlungs- und verwaltungsbezogene Unterlagen unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen vernichtet werden. Spezialgesetze, wie das Transplantationsgesetz (§ 15 TPG), können dabei besondere Anforderungen wie Anonymisierung vorschreiben.
Für die technische Vernichtung empfiehlt sich die Orientierung an der DIN 66399. Medizinische Unterlagen gelten als besonders sensible Daten und sollten daher nach hohen Sicherheitsstufen vernichtet werden, um eine Rekonstruktion der Daten nahezu auszuschließen.
